Ilbusiness plan per una posta privataè uno strumento utile per valutare il progetto prima dell’apertura, stimare il capitale necessario e verificare se l’attività può essere economicamente sostenibile.
Non deve essere considerato soltanto un documento da presentare a una banca, a un investitore o a un ente finanziatore. Il business plan serve soprattutto all’imprenditore per organizzare le proprie idee, individuare i costi, stimare i possibili ricavi e programmare lo sviluppo dell’attività.
Avvertenza importante.Non esiste un fatturato o un guadagno valido per tutte le poste private. I risultati dipendono dal territorio, dai servizi offerti, dai costi di gestione, dai margini applicati, dalla clientela acquisita e dalla capacità commerciale dell’imprenditore.
Le valutazioni economiche, finanziarie e fiscali devono essere predisposte o verificate con il proprio commercialista.
A cosa serve il business plan di una posta privata?
Un business plan ben predisposto consente di rispondere ad alcune domande fondamentali:
- quali servizi offrirà l’agenzia;
- quali saranno i clienti principali;
- quale territorio verrà servito;
- quanto capitale sarà necessario per iniziare;
- quali costi dovranno essere sostenuti ogni mese;
- quali ricavi possono essere realisticamente previsti;
- quali margini possono essere ottenuti dai diversi servizi;
- quanto tempo potrebbe essere necessario per raggiungere il punto di pareggio;
- quanta liquidità sarà necessaria durante i primi mesi.
Il documento deve essere costruito utilizzando dati reali e riferiti al progetto specifico. Non è prudente copiare fatturati, previsioni o risultati appartenenti ad altre aziende.
Descrizione del progetto imprenditoriale
La prima parte del business plan deve spiegare in modo chiaro quale attività si intende avviare.
È opportuno indicare:
- forma giuridica dell’impresa;
- dati ed esperienza dei titolari;
- ubicazione prevista dell’agenzia;
- caratteristiche e dimensioni del locale;
- numero di addetti iniziali;
- eventuale presenza di portalettere;
- area nella quale verrà svolto il recapito;
- servizi che si intendono proporre;
- modello indipendente oppure adesione a un franchising;
- obiettivi previsti a 12, 24 e 36 mesi.
Posta privata indipendente o franchising?La scelta può incidere sui costi iniziali, sui canoni periodici, sull’utilizzo del marchio, sulla selezione dei fornitori e sull’autonomia commerciale.
Nel business plan devono essere riportati tutti i costi e gli obblighi collegati al modello scelto.
Analisi del territorio e del mercato
Prima di aprire una posta privata è necessario studiare il territorio nel quale si intende operare.
L’analisi non deve limitarsi al numero degli abitanti del Comune. È importante valutare la presenza di potenziali clienti e capire quali servizi siano già disponibili.
Tra gli elementi da prendere in considerazione:
- numero di residenti nell’area servita;
- numero di imprese, negozi e studi professionali;
- presenza di zone industriali e commerciali;
- presenza di enti pubblici e associazioni;
- numero di attività che effettuano vendite online;
- presenza di altre poste private;
- presenza di uffici postali, centri spedizione e corrieri;
- servizi già offerti dai concorrenti;
- accessibilità e visibilità del locale;
- possibilità di parcheggio;
- esigenze non ancora soddisfatte sul territorio.
L’obiettivo non è soltanto sapere quanti possibili clienti siano presenti, ma comprendere quali servizi potrebbero utilizzare e con quale frequenza.
Quali servizi inserire nel business plan?
Una posta privata può offrire diverse tipologie di servizi. Ogni attività deve essere valutata separatamente, perché può avere costi, margini, requisiti e modalità operative differenti.
Servizi postali
- accettazione della corrispondenza;
- posta prioritaria;
- posta raccomandata;
- recapito locale;
- gestione delle giacenze e dei resi;
- ritiro della corrispondenza presso il cliente;
- servizi dedicati ad aziende e professionisti;
- servizi destinati alle Pubbliche Amministrazioni, quando applicabili.
Pacchi e logistica
- spedizioni nazionali;
- spedizioni internazionali;
- ritiri a domicilio;
- servizi per e-commerce;
- punti di ritiro e consegna;
- gestione dei resi;
- servizi logistici per aziende.
Servizi complementari
- pagamento di bollettini e altri servizi telematici;
- ricariche telefoniche;
- PEC, identità digitale, visure e certificati;
- servizi CAF;
- money transfer;
- servizi assicurativi o finanziari;
- stampa, scansione e servizi digitali.
Servizi erogati tramite partner.La disponibilità dei servizi complementari dipende dai fornitori, dai requisiti richiesti, dal territorio e dall’approvazione delle relative domande di convenzionamento.
Prima di inserirli stabilmente nelle previsioni economiche è necessario conoscere condizioni, costi, commissioni e margini effettivi.
Requisiti e organizzazione dell’agenzia
Il business plan deve considerare anche gli strumenti e gli adempimenti necessari per rendere operativa la posta privata.
Tra le principali voci da valutare:
- costituzione dell’impresa e apertura della partita IVA;
- indirizzo di posta elettronica certificata;
- identità digitale;
- licenze e autorizzazioni necessarie;
- Carta dei Servizi;
- sito web di assistenza;
- software gestionale postale;
- computer, stampanti e lettori di codici a barre;
- arredi e attrezzature;
- formazione del titolare e degli operatori;
- procedure di accettazione e lavorazione;
- organizzazione del recapito;
- gestione di giacenze, resi e reclami;
- eventuali mezzi utilizzati dai portalettere.
La configurazione dell’attività deve essere definita sulla base dei servizi effettivamente offerti. Non tutte le poste private hanno bisogno della stessa struttura.
Calcolo dell’investimento iniziale
L’investimento iniziale comprende tutte le spese necessarie prima dell’apertura e nei primi mesi di attività.
| Voce | Importo previsto | Note |
|---|---|---|
| Costituzione dell’impresa e consulenze professionali | € __________ | |
| Consulenza per l’apertura della posta privata | € __________ | |
| Licenze, autorizzazioni, diritti e contributi | € __________ | |
| Deposito cauzionale e primi canoni del locale | € __________ | |
| Lavori e adeguamento del locale | € __________ | |
| Arredi e allestimento | € __________ | |
| Computer, stampanti e periferiche | € __________ | |
| Software gestionale e sito web | € __________ | |
| Insegna, grafica e comunicazione iniziale | € __________ | |
| Materiali operativi e cancelleria | € __________ | |
| Liquidità iniziale | € __________ | |
| Fondo per imprevisti | € __________ | |
| Totale investimento iniziale | € __________ |
È consigliabile prevedere un fondo per gli imprevisti. Durante l’allestimento o l’avvio possono emergere spese non considerate nella prima valutazione.
Stima dei costi mensili
Dopo aver calcolato l’investimento iniziale, è necessario stimare i costi ricorrenti dell’attività.
| Costo mensile | Importo previsto |
|---|---|
| Affitto del locale | € __________ |
| Utenze e connessione internet | € __________ |
| Personale e collaboratori | € __________ |
| Commercialista e consulenti | € __________ |
| Software, hosting e servizi informatici | € __________ |
| Assicurazioni | € __________ |
| Materiali di consumo | € __________ |
| Mezzi, carburante e recapito | € __________ |
| Pubblicità e promozione | € __________ |
| Costi bancari e finanziari | € __________ |
| Altri costi ricorrenti | € __________ |
| Totale costi mensili | € __________ |
È importante distinguere:
- costi fissi, sostenuti indipendentemente dal numero di operazioni;
- costi variabili, collegati al numero e al tipo di servizi venduti.
Previsione dei ricavi e dei margini
La previsione dei ricavi deve partire dalla quantità di servizi che si ritiene realisticamente di poter vendere.
Per ciascun servizio è opportuno stimare:
- numero medio di operazioni mensili;
- prezzo medio applicato al cliente;
- costo diretto sostenuto;
- margine unitario;
- ricavo mensile;
- margine mensile complessivo.
| Servizio | Quantità mensile | Prezzo medio | Costo diretto | Margine unitario | Margine mensile |
|---|---|---|---|---|---|
| Servizio postale 1 | ______ | € ______ | € ______ | € ______ | € ______ |
| Servizio postale 2 | ______ | € ______ | € ______ | € ______ | € ______ |
| Spedizione pacchi | ______ | € ______ | € ______ | € ______ | € ______ |
| Servizio complementare | ______ | € ______ | € ______ | € ______ | € ______ |
Calcolo del margine unitario:
Prezzo applicato al cliente − costo diretto del servizio = margine unitario.
Fatturato e guadagno non sono la stessa cosa.
Il fatturato indica il valore complessivo delle vendite. Il guadagno dipende invece dai margini ottenuti e da tutti i costi sostenuti per gestire l’attività.
Preparare tre scenari economici
È preferibile non basare il progetto su una sola previsione. Il business plan dovrebbe contenere almeno tre scenari.
Scenario prudente
Prevede:
- volumi iniziali contenuti;
- acquisizione lenta dei clienti;
- costi stimati con cautela;
- maggiore fabbisogno di liquidità.
Scenario intermedio
Prevede una crescita progressiva basata su:
- obiettivi commerciali realistici;
- incremento graduale dei clienti;
- controllo dei costi;
- sviluppo dei servizi più redditizi.
Scenario favorevole
Può considerare:
- acquisizione di clienti business;
- volumi superiori alle previsioni iniziali;
- buon andamento delle spedizioni;
- crescita dei servizi complementari.
Lo scenario favorevole non deve essere utilizzato come unica base per decidere se investire.
Calcolo del punto di pareggio
Il punto di pareggio, chiamato anchebreak-even point, indica il livello di attività necessario per coprire tutti i costi.
Prima del punto di pareggio, i margini generati non sono ancora sufficienti a sostenere integralmente i costi fissi. Superato quel livello, il margine aggiuntivo può contribuire alla formazione dell’utile.
Formula semplificata:
Costi fissi ÷ percentuale media del margine di contribuzione = ricavi necessari per raggiungere il punto di pareggio.
Il calcolo deve essere effettuato utilizzando i costi reali dell’agenzia e il margine medio effettivo dei servizi offerti.
Pianificazione della liquidità
Un’attività può avere buone prospettive commerciali e trovarsi comunque in difficoltà se non dispone di liquidità sufficiente.
Durante i primi mesi potrebbe essere necessario pagare affitto, utenze, personale, fornitori e contributi prima di raggiungere un volume adeguato di ricavi.
I clienti aziendali possono inoltre prevedere pagamenti differiti.
Il piano finanziario dovrebbe considerare:
- capitale disponibile all’avvio;
- tempi medi di pagamento dei clienti;
- anticipi richiesti dai fornitori;
- scadenze fiscali e contributive;
- rate di finanziamenti o leasing;
- fondo per le spese impreviste;
- liquidità minima da mantenere sul conto aziendale.
Piano commerciale
L’apertura del locale non garantisce automaticamente l’acquisizione dei clienti. Il business plan deve indicare anche come verrà promosso il servizio.
Il piano commerciale può comprendere:
- contatti diretti con aziende e professionisti;
- presentazione dei servizi ai negozi del territorio;
- offerte dedicate agli e-commerce locali;
- servizi rivolti a condomìni e associazioni;
- presenza attraverso sito web e social network;
- campagne pubblicitarie locali;
- accordi con attività complementari;
- visite commerciali programmate;
- obiettivi mensili misurabili.
Per i clienti business è opportuno predisporre listini, condizioni di pagamento, procedure di ritiro e modalità di rendicontazione chiare.
Principali rischi da valutare
Un business plan credibile deve descrivere anche i possibili rischi.
| Possibile rischio | Possibile conseguenza | Contromisura |
|---|---|---|
| Volumi inferiori alle previsioni | Ricavi insufficienti | Riduzione dei costi e rafforzamento dell’attività commerciale |
| Dipendenza da pochi clienti | Forte esposizione alla perdita di un contratto | Diversificazione della clientela |
| Margini troppo bassi | Fatturato elevato ma scarsa redditività | Controllo periodico di listini e costi |
| Ritardi nei pagamenti | Problemi di liquidità | Controllo dell’affidabilità e definizione di limiti di credito |
| Aumento dei costi dei fornitori | Riduzione dei margini | Revisione periodica dei prezzi al cliente |
| Errori operativi e reclami | Costi e perdita di fiducia | Formazione, procedure e software gestionale |
| Variazioni normative | Nuovi obblighi o costi | Aggiornamento costante e supporto professionale |
Controllare periodicamente i risultati
Il business plan non deve rimanere invariato dopo l’apertura. Le previsioni devono essere confrontate con i risultati effettivi.
Tra i principali indicatori da controllare:
- numero di operazioni effettuate;
- fatturato mensile;
- margine medio per servizio;
- costi fissi e variabili;
- numero di clienti attivi;
- incidenza dei principali clienti sul fatturato;
- tempi medi di incasso;
- reclami e disservizi;
- liquidità disponibile;
- scostamento rispetto alle previsioni.
Il ruolo del commercialista
Il piano economico, finanziario e fiscale deve essere predisposto o verificato con il supporto del commercialista o di un professionista competente.
Il commercialista può:
- valutare la forma giuridica più adatta;
- stimare imposte e contributi;
- verificare i costi del personale;
- analizzare la sostenibilità finanziaria;
- predisporre i prospetti economici;
- valutare finanziamenti e agevolazioni;
- controllare la coerenza delle previsioni.
Progetto Poste può fornire informazioni sul funzionamento delle poste private, sugli strumenti operativi, sui servizi postali, sull’organizzazione dell’agenzia e sulle soluzioni informatiche.
Non sostituisce il commercialista nelle valutazioni fiscali, contabili e finanziarie.
Quanto può guadagnare una posta privata?
Non è possibile indicare un guadagno valido per tutte le agenzie.
Il risultato dipende:
- dal territorio;
- dai servizi offerti;
- dai margini applicati;
- dai costi di gestione;
- dalla capacità commerciale;
- dal numero di clienti privati e aziendali acquisiti.
Per approfondire:
Modello di business plan
Scarica il nuovo modello di business plan per posta privata.
Il modello è stato predisposto come traccia compilabile e comprende le principali sezioni necessarie per valutare il progetto: analisi del territorio, servizi, investimento iniziale, costi mensili, ricavi, margini, liquidità, punto di pareggio, scenari economici e rischi.
Il documento non contiene fatturati, guadagni o risultati economici predefiniti. Tutti i dati devono essere inseriti sulla base del progetto concreto e verificati con il proprio commercialista o consulente.
Consulenza per aprire una posta privata
Progetto Poste affianca chi vuole aprire una posta privata senza dover necessariamente aderire a un franchising.
Il percorso può comprendere:
- analisi iniziale del progetto;
- supporto per la richiesta dei titoli postali;
- predisposizione della Carta dei Servizi;
- formazione iniziale;
- realizzazione del sito web di assistenza;
- attivazione del software gestionale Posta 3000.
I costi relativi al locale, agli arredi, al personale, alle attrezzature, ai titoli abilitativi e alle altre spese proprie dell’attività devono essere valutati separatamente nel business plan.
Scopri il percorso per aprire una posta privata senza franchising