Come anticipato in precedenza sui diversi canali social è arrivato il momento di scrivere alcune righe sulla Licenza Individuale Speciale. Se siete a secco sull’argomento vi rinfresco la memoria: il MISE ha deciso di regolamentare le notificazioni degli atti giudiziari e delle multe da parte delle Poste Private introducendo questa nuova licenza. Risale infatti ad Agosto 2017 la norma che ha formalmente sancito la fine del monopolio esercitato da Poste Italiane in questo ambito.
A differenza delle altre licenze che possono conseguire le Poste Private, in questo caso il MISE ha posto dei paletti per scremare e garantire che le notificazioni vengano eseguite da operatori strutturati e solidi, sia dal punto di vista logistico che finanziario.
Quindi, se la vostra idea è quella di avventurarvi in quella delicata branca che è la notificazione di atti giudiziari e multe, sappiate che in questo articolo troverete buona parte delle informazioni che vi servono. Ma il percorso non è per niente facile.
Ma andiamo per gradi, analizzando cosa prevede la Licenza Individuale Speciale e quali sono i requisiti necessari per ottenerla, iniziando a specificare quali sono le tipologie di servizio erogabile:
• A1 – notificazione atti giudiziari e contravvenzioni in ambito nazionale
• A2 – notificazione atti giudiziari e contravvenzioni in ambito regionale
• B1 – notificazione di contravvenzioni in ambito nazionale
• B2 – notificazione di contravvenzioni in ambito regionale
Bisogna scegliere quale servizio erogare, specificando se si intende svolgere l’intero servizio, solo determinate fasi di esso e (nel caso dell’ambito regionale) in quali regioni erogarlo.
Passiamo ora ai requisiti veri e propri. Spero abbiate al vostro fianco una bella tazza di caffè.
La vostra azienda deve essere iscritta alla Camera di Commercio per l’attività postale individuata dal corrispondente codice 53.20.00 (vedere codici ATECO).
L’amministratore (nel caso di società) o il titolare della partita iva (nel caso di ditta individuale) non essere incorso in una delle ipotesi di divieto, di decadenza o di sospensione di cui all’art.67 del decreto legislativo 6 settembre 2011, n.159, in questo caso parliamo di misure di prevenzione imposte dall’Autorità Giudiziaria (vedere decreto legislativo).
La vostra azienda deve essere in regola con gli obblighi contributivi per il personale dipendente impiegato, in questo caso parliamo di DURC (vedere DURC online).
Dovete essere in regola con il pagamento del contributo a titolo di rimborso spese per l’istruttoria ai sensi dell’art.15, commi 1 e 2, del decreto legislativo n.261/1999, per intenderci il contributo per controlli e verifiche della permanenza dei requisiti (vedere decreto legislativo). Ma in questo caso parliamo dell’ABC: se siete una Posta Privata ovviamente siete in regola… qualora non lo foste è meglio se vi mettete in regola subito.
Dovete essere in possesso dei requisiti di affidabilità, professionalità e di onorabilità. E su questo punto ci si potrebbe dilungare ore ed ore. Dovrete compilare varie pagine di autocertificazioni dove dichiarate il possesso di tali requisiti.
Dovrete dichiarare che siete informati (si intende sia il sottoscrittore della richiesta che i propri soci, dipendenti, collaboratori etc) del divieto posto dall’art.53, comma 16 ter, del d.lgs.165/2001 ai dipendenti che negli ultimi tre anni di servizio hanno esercitato poteri autoritativi o negoziali per conto delle pubbliche amministrazioni di cui all’art.1, comma 2 della medesima norma, di svolgere, nei tre anni successivi alla cessazione del rapporto di pubblico impiego, attività lavorativa o professionale presso i soggetti privati destinatari dell’attività della pubblica amministrazione svolta attraverso i medesimi poteri (vedere articolo).
Dovrete applicare il CCNL previsto per il settore postale, sottoscrivendo esclusivamente contratti di lavoro subordinato per l’assunzione del personale addetto alle fasi di accettazione e di recapito del servizio di notificazione a mezzo posta. I dipendenti dovranno essere in numero non inferiore ai limiti previsti nell’allegato “Tabella addetti” alla delibera AGCOM n.77/18/CONS.
Il personale addetto all’accettazione ed al recapito, nonché alla consegna degli invii inesitati, dovrà frequentare un corso di formazione della durata complessiva di quaranta ore, di cui venti in aula e venti in affiancamento, con prova di esame finale, il medesimo obbligo dovrà essere rispettato ove intervengano modifiche al quadro regolamentare. Questo punto è molto importante: molte aziende dopo aver conseguito la Licenza Individuale Speciale non hanno fatto seguire ai propri dipendenti gli opportuni corsi di formazione, con il risultato che nessuna delle aziende licenziatarie, al momento della liberalizzazione, era nelle condizioni di poter svolgere il servizio.
Qualora a presentare la richiesta di rilascio della Licenza Individuale Speciale fosse un’aggregazione di operatori postali si dovrà individuare un capogruppo (in genere l’agenzia più grossa e con maggiore esperienza). Tramite una clausola di esclusiva si dovrà evidenziare il carattere continuativo e stabile dell’organizzazione unitaria, oltre che l’appartenenza dei vari operatori postali alla medesima rete. Tutti gli operatori postali dovranno utilizzare medesimi segni distintivi, una piattaforma software unica per la rete, medesime modalità di tracciatura dei flussi nonché modalità di fatturazione.
In base alla tipologia di licenza richiesta si dovranno fare le opportune fideiussioni e presentare i bilanci degli ultimi due esercizi come descritto di seguito:
• A1 – notificazione atti giudiziari e contravvenzioni in ambito nazionale
◦ fideiussione autonoma, irrevocabile e a prima richiesta, per un importo pari a € 100.000,00;
◦ bilanci depositati nel registro delle imprese con fatturato globale d’impresa realizzato negli ultimi due esercizi il cui ammontare non risulti inferiore alla soglia minima stabilita in € 1.000.000,00 per la licenza nazionale;
• A2 – notificazione atti giudiziari e contravvenzioni in ambito regionale
◦ fideiussione autonoma, irrevocabile e a prima richiesta, per un importo pari a € 20.000,00 (con il limite di € 100.000,00 ove sia chiesto il rilascio di più licenze a livello regionale);
◦ bilanci depositati nel registro delle imprese con fatturato globale d’impresa realizzato negli ultimi due esercizi il cui ammontare non risulti inferiore alla soglia minima stabilita in € 200.000,00;
• B1 – notificazione di contravvenzioni in ambito nazionale
◦ fideiussione autonoma, irrevocabile e a prima richiesta, per un importo pari a € 100.000,00;
◦ bilanci depositati nel registro delle imprese con fatturato globale d’impresa realizzato negli ultimi due esercizi il cui ammontare non risulti inferiore alla soglia minima stabilita in € 1.000.000,00 per la licenza nazionale;
• B2 – notificazione di contravvenzioni in ambito regionale
◦ fideiussione autonoma, irrevocabile e a prima richiesta, per un importo pari a € 20.000,00 (con il limite di € 100.000,00 ove sia chiesto il rilascio di più licenze a livello regionale);
◦ bilanci depositati nel registro delle imprese con fatturato globale d’impresa realizzato negli ultimi due esercizi il cui ammontare non risulti inferiore alla soglia minima stabilita in € 200.000,00;
Si dovranno presentare i dati di bilancio del biennio precedente da cui risulti l’attività relativa ad invii certificati e registrati per una percentuale totale del fatturato non inferiore al 10% del biennio; ovvero, almeno tre attestazioni positive qualificate che comprovino l’attività svolta dai messi notificatori per un importo non inferiore al 10% del biennio. Per attestazioni qualificate si intendono quelle relative ad affidamenti da parte di pubbliche amministrazioni, enti locali, compagnie di servizi di pubblica utilità e, più in generale, grandi utenti. Per farla semplice: se in precedenza non avete mai consegnato un atto giudiziario il mio suggerimento è di dedicarsi ad altro.
Si dovrà presentare la documentazione attestante il possesso delle certificazioni di qualità ISO 9001 e ISO 27001, anche in modalità multisito ove ne ricorrano le condizioni ai sensi della specifica normativa tecnica da presentare entro e non oltre un anno dal rilascio della licenza.
Sarà inoltre necessario procedere all’adozione di una struttura organizzativa che espleti il controllo di conformità delle attività aziendali a disposizioni normative applicabili all’impresa ovvero di un modello organizzativo ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n.231.
Dovrà essere scritto il manuale operativo contenente disposizioni per le lavorazioni degli invii postali all’interno di locali e strutture aziendali dedicati a tali attività e per l’accettazione degli atti e il ritiro degli inesitati in un apposito spazio delimitato.
Si dovrà presentare il piano di gestione digitale del procedimento di notificazione, da realizzare entro e non oltre il termine di tre anni dal rilascio della licenza.
Si dovrà stilare il programma per l’associazione dei codici relativi a tutti gli invii raccomandati al fine di comporre un unico “fascicolo elettronico”, da realizzare entro e non oltre il termine di tre anni dal rilascio della licenza.
Si dovrà fornire l’elenco dei punti di giacenza per il ritiro della corrispondenza inesitata, o modalità alternative per la consegna degli inesitati al destinatario.
Si dovranno fornire i segni distintivi (marchio, logo) attraverso i quali il soggetto fornirà i servizi per i quali si chiede la licenza individuale speciale.
Si dovrà predisporre e pubblicare la carta dei servizi relativa alle notificazioni di atti giudiziari in conformità alla direttiva generale di cui alla delibera AGCOM n.413/14/CONS e alla delibera n. 600/18/CONS in materia di indennizzi.
Si dovranno rispettare gli obiettivi di qualità definiti all’allegato 2 “Tabella: standard di qualità del singolo invio” e “Tabella standard di qualità dell’intero processo di notifica dalla spedizione del piego alla restituzione dell’avviso di ricevimento” dell’allegato A alla delibera AGCOM n.77/18/CONS (Regolamento).
Si dovranno adottare le misure di protezione dei dati mediante l’adozione delle misure di sicurezza di cui al Titolo V, Capi I e II, del decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196. Ed io qui mi sento in dovere di ricordarvi che dovrete adeguarvi anche a quanto previsto dal Regolamento (Ue) 2016/679 (GDPR).
Dovrete effettuare le lavorazioni degli invii postali all’interno di locali e strutture aziendali dedicati alle attività postali ed a svolgere l’accettazione degli atti e il ritiro degli inesitati in un apposito spazio delimitato (“corner”) nel rispetto delle disposizioni previste nell’apposito manuale operativo presentato al momento del rilascio della licenza e conforme all’allegato 3 “Corner dedicato” dell’allegato A alla delibera AGCOM n.77/18/CONS (Regolamento).
Dovrete realizzare, entro e non oltre il termine di tre anni dal rilascio della licenza, il piano presentato all’atto della domanda, per la gestione digitale del procedimento di notificazione.
Dovrete garantire la piena tracciabilità del singolo invio e dare attuazione agli art.6, comma 1, e 8, comma7, della legge n.890/1982, in materia, rispettivamente, di trasmissione telematica dell’avviso di ricevimento e di ritiro digitale dell’atto non recapitato.
Dovrete realizzare, entro e non oltre il termine di tre anni dal rilascio della licenza, il programma, depositato all’atto della presentazione della domanda, per l’associazione dei codici relativi a tutti gli invii raccomandati al fine di comporre un unico “fascicolo elettronico”;
Dovrete realizzare e gestire per il ritiro della corrispondenza inesitata, un adeguato numero di punti di giacenza o modalità alternative per la consegna degli inesitati al destinatario, nel rispetto delle prescrizioni di cui, rispettivamente, all’allegato 4 “Tabella: articolazione logistica delle strutture abilitate al deposito e al ritiro delle giacenze” e “Tabella: giorni e orari di apertura per il ritiro delle giacenze” ed all’allegato 5 “Tabella modalità alternative” del Regolamento.
Dovrete utilizzare per gli atti da notificare, gli avvisi di accertamento e le altre comunicazioni relative al procedimento di notificazione, speciali buste e moduli, di colore verde, recanti il logo e la denominazione dell’operatore postale capogruppo incaricato di svolgere il servizio, conformi alle specifiche tecniche definite dalla delibera AGCOM n. 155/19/CONS.
Dovrete rispettare le esigenze essenziali di cui all’art.1, comma 2, lett.u) del d.lgs.261/1999, come modificato dal d.lgs.58/2011, in materia di sicurezza, di protezione ambientale e di salute pubblica.
Dovrete osservare gli obblighi essenziali di carattere generale ed informativi richiamati dall’art.3, comma 1, del D.M. 19 luglio 2018 e previsti dall’art.6 della delibera AGCOM n.129/15/CONS nonché quelli in materia di personale dipendente e di qualità del servizio disposti dagli articoli 9 e 10 dell’allegato A alla delibera AGCOM n.77/18/CONS;
Dovrete comunicare ogni modifica di quanto descritto nella domanda entro trenta giorni dall’avvenuta variazione, con riferimento alle informazioni, relative alla struttura, all’organizzazione ed all’attività dell’impresa, di cui all’art.3, comma 2, del D.M. 19 luglio 2018, intervenute successivamente al rilascio della licenza speciale.
Ovviamente ricordatevi sempre di prestare attenzione ad ogni variazione normativa.